Come funziona la posta elettronica

La posta elettronica (nel gergo inglese e-mail, ovvero electronic mail) è un servizio di tipo client-server grazie al quale ogni utente abilitato può inviare e ricevere dei messaggi utilizzando un qualunque dispositivo elettronico connesso in rete e tramite un proprio account di posta registrato presso un provider del servizio. Ogni utente registrato ad un sistema di posta ha la sua mailbox (o casella postale) che corrisponderà ad uno spazio nel file system del server. In questo spazio, il server locale salverà i messaggi ricevuti per lo specifico utente.

Scopo del servizio

Scopo del servizio di posta elettronica è il trasferimento di messaggi da un utente ad un altro attraverso un sistema di comunicazione dati che coinvolge i client ed i server di posta attivi presso i rispettivi provider del servizio. Quando il software client, denominato MUA (Mail User Agent), spedisce una email, il messaggio viene prima inviato al server di posta d’uscita del mittente, denominato MTA (Mail Transfer Agent), che è incaricato del trasferimento e poi da questo inoltrato sino al server di posta in cui risiede la casella del destinatario.

Protocolli utilizzati

I protocolli tipicamente impiegati per lo scambio di messaggi di posta elettronica sono:

• SMTP (Simple Mail Transfer Protocol): permette soltanto di inviare messaggi di posta da client a server e da server a server.
• POP3 (Post Office Protocol versione 3) e IMAP4 (Internet Message Access Protocol versione 4): utilizzati dal client per la ricezione e la consultazione dei messaggi.

Accesso al sistema

Se l’utente accede direttamente al sistema, il programma di email leggerà i messaggi direttamente dal file system. Altrimenti, via rete, sarà necessario un client di posta che supporti un protocollo apposito per la lettura dei messaggi, come:

• POP3 – permette di scaricare i messaggi come tali, senza funzionalità di gestione.
• IMAP4 – accesso alla mailbox, i messaggi rimangono sul server e sono quindi accessibili da più sistemi.

Oltre alla fruizione del servizio mediante client di posta eseguito sul dispositivo dell’utente, è molto diffusa la fruizione sotto forma di applicazione web (webmail).

Webmail

Un programma Webmail altro non è che un MUA implementato come un’applicazione web. L’operazione della Webmail è simile all’ e-mail convenzionale, ad eccezione del fatto che il MUA è un’applicazione Web che può essere acceduta tramite web browser. I servizi di Webmail utilizzano l’HTTP (Hypertext Transfer Protocol) per il trasferimento della posta.

Esempi di Webmail sono i servizi come Gmail, Yahoo Mail e AOL Mail.

MTA (Mail Transfer Agent)

È la componente server del servizio di posta elettronica. Il server svolge due funzioni fondamentali:

• immagazzinare i messaggi dell’utente nella rispettiva mailbox (MS, Message Store)
• smistare i messaggi in arrivo (MTA, Mail Transfer Agent)

Nello svolgere la funzione di MTA il server può essere:

• un server SMTP (porta 25): gestisce la spedizione e ricezione dei messaggi verso e da altri server SMTP
• un server POP3 (porta 110) oppure IMAP4 (porta 143): gestisce la spedizione dei messaggi al client.

MUA (Mail User Agent)

È la componente client del servizio di posta elettronica

• ha un’interfaccia utente per l’inserimento dei messaggi
• conosce il protocollo per spedire messaggi (SMTP)
• conosce il protocollo per riceverli (POP3 o IMAP4)
• conosce come comporre i messaggi (RFC822/MIME)

Esempi di MUA sono Outlook, Mozilla Thunderbird, Eudora, ecc…

+39 0434 834108

POP3 o IMAP: quale scegliere

La scelta tra POP3 e IMAP4 determina come vengono gestiti i messaggi e da dove è possibile consultarli. Con POP3 la posta viene tipicamente scaricata sul singolo dispositivo e, a seconda delle impostazioni, rimossa dal server: è un modello nato quando si leggeva l'email da un solo computer. Con IMAP4 i messaggi restano sul server e vengono sincronizzati su tutti i dispositivi, così la stessa casella appare identica dal PC dell'ufficio, dallo smartphone e dal portatile di casa.

Oggi, con più dispositivi per persona, IMAP è quasi sempre la scelta migliore, soprattutto in azienda: mantiene tutto allineato e centralizza i messaggi sul server, dove è più facile eseguire backup. POP3 può ancora avere senso quando si vuole conservare la posta in locale e liberare spazio sul server.

Le porte e la sicurezza

• SMTP: porta 25 tra server; per l'invio autenticato dai client si usano la 587 (STARTTLS) o la 465 (SSL/TLS).
• IMAP4: porta 143 in chiaro, 993 con connessione cifrata (IMAPS).
• POP3: porta 110 in chiaro, 995 con connessione cifrata (POP3S).

Utilizzare sempre le versioni cifrate (SSL/TLS) è fondamentale: senza crittografia, credenziali e contenuti dei messaggi viaggerebbero in chiaro e potrebbero essere intercettati.

Autenticazione e protezione dallo spam: SPF, DKIM e DMARC

Uno dei problemi più diffusi dell'email è la possibilità di falsificare il mittente. Per questo esistono tre standard che proteggono un dominio e ne migliorano la consegna: SPF (indica quali server sono autorizzati a inviare email per quel dominio), DKIM (firma digitalmente i messaggi per garantirne l'integrità) e DMARC (definisce cosa fare con i messaggi che non superano i controlli). Per un'azienda, configurarli correttamente significa ridurre lo spam, evitare che le proprie email finiscano in posta indesiderata e proteggere il proprio nome da tentativi di phishing.

Email consumer ed email professionale: le differenze

Un indirizzo gratuito su un dominio generico (ad esempio nome@dominiogratuito) è perfetto per l'uso personale, ma per un'azienda una casella professionale sul proprio dominio (nome@nomeazienda) comunica affidabilità e rafforza il marchio a ogni messaggio inviato. La posta professionale offre inoltre più spazio, garanzie contrattuali sulla continuità del servizio, strumenti di amministrazione centralizzata e, spesso, l'integrazione con calendari e rubriche condivise.

• Dominio personalizzato: rafforza immagine e credibilità aziendale.
• Spazio e backup adeguati alle esigenze professionali.
• Gestione centralizzata delle caselle e delle password.
• Integrazione con calendario, contatti e strumenti di collaborazione.

La PEC: l'email con valore legale in Italia

In Italia esiste una forma particolare di posta elettronica, la PEC (Posta Elettronica Certificata), che attribuisce ai messaggi lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. La PEC certifica data, ora e avvenuta consegna del messaggio ed è obbligatoria per imprese e professionisti. È lo strumento corretto per inviare comunicazioni formali come disdette, reclami o comunicazioni contrattuali agli operatori.

Non a caso, in molte delle nostre guide consigliamo di inviare disdette e reclami tramite PEC proprio per avere una prova certa: la posta elettronica ordinaria non offre le stesse garanzie.

Email e collaborazione aziendale

La posta elettronica resta lo strumento centrale della comunicazione professionale, ma oggi si integra sempre più con le piattaforme di Unified Communication & Collaboration: la voicemail arriva come allegato in casella, il calendario si collega alle videoconferenze e la rubrica è condivisa tra email, chat e centralino. Questa convergenza rende la comunicazione più fluida e riduce il numero di strumenti separati da gestire.

Se vuoi dotare la tua azienda di caselle professionali sul tuo dominio, di PEC o di una soluzione integrata di comunicazione, possiamo aiutarti a scegliere la configurazione più adatta. Scrivici dalla pagina contatti o chiama lo 0434 834108.