Cos'è l'UCC (Unified Communication e Collaboration)

Unified Communication e Collaboration (UCC)

La UCC è un termine molto utilizzato oggigiorno negli ambienti Corporate, e non solo. L’acronimo sta per “Unified Communication e Collaboration” e racchiude in sé svariati concetti tecnologici più o meno nuovi. Soprattutto, è un nuovo modo di integrare l’innovazione digitale secondo un approccio che può davvero fare la differenza nella comunicazione intra e interaziendale.

Cos’è la Unified Communication e Collaboration

Una soluzione Unified Communication e Collaboration è la fusione di diverse piattaforme di comunicazione e collaborazione in un unico sistema integrato facile da usare. La telefonia, la chat, le conversazioni in tempo reale e la condivisione dello schermo sono tutte componenti di un sistema di comunicazione e collaborazione unificato, ovvero sono funzionalità fornite in un’unica soluzione.

Dunque la Unified Communication e Collaboration non è una sola tecnologia, ma un insieme di tecnologie che favoriscono la comunicazione e la collaborazione ottimale tra i dipendenti, rendendo l’attività aziendale molto più flessibile e generando al contempo business.

Per questo motivo, è assolutamente indispensabile offrire ai dipendenti modalità di comunicazione e collaborazione efficaci e supportate dalla tecnologia.

Uso combinato di tecnologie di comunicazione e collaborazione

La Unified Communication & Collaboration non è una sola tecnologia, ma un insieme di tecnologie che favoriscono la comunicazione e la collaborazione ottimale tra i dipendenti, rendendo l’attività aziendale molto più flessibile e generando al contempo business.

Qual è la missione?

La missione della Unified Communication and Collaboration è quella di connettere le persone secondo il paradigma anywhere, anytime e any device, ovvero: “connettere persone a persone, ovunque esse siano (anywhere), in qualsiasi momento (anytime) e con qualsiasi dispositivo (any device), consentendo la collaborazione con la stessa facilità che si avrebbe se tutte fossero nella stessa stanza”.

Con questa dichiarazione d’intenti, la UCC punta all’aumento della produttività aziendale tramite il miglioramento della comunicazione.

I grandi vantaggi che si possono ottenere rientrano in due categorie: il miglioramento delle performance, in termini di processi e task da parte di tutti gli utenti coinvolti come gruppo, ed il risparmio di tempo nello svolgimento delle mansioni abituali degli utenti, permettendo l’accesso alle informazioni in modo rapido e veloce.

Strumenti e modalità di collaborazione

Per raggiungere questi obiettivi la Unified Communication e Collaboration si avvale di strumenti come:

• Telefonia IP con centralino in cloud
• Audio e video chiamate
• Messaggistica unificata
• Messaggistica istantanea e funzionalità di Presence

A questi, si aggiungono metodi di collaborazione come:

• Conferencing
• File Sharing
• Screen Sharing
• Whiteboard

UCC come soluzione user-centric

La Unified Communication and Collaboration può essere ritenuta una soluzione user-centric, perchè mette l’utente, con i suoi bisogni e desideri di usabilità, al centro dell’intero sistema, facendo ruotare attorno ad esso la comunicazione.

Il solo comprendere le tecnologie che fanno parte della soluzione UC, pur essendo un aspetto importante per valutarne la specifica utilità all’interno di un’azienda, non è tuttavia sufficiente per scegliere di adottarla. La vera valenza della comunicazione unificata consiste, infatti, nell’offrire un metodo in grado di integrare le funzioni di comunicazione direttamente con le applicazioni di business.

In pratica, la comunicazione unificata rappresenta nella sua piena essenza la convergenza tra le applicazioni IT aziendali e gli strumenti di comunicazione in tempo reale, sincroni e asincroni, inclusi quelli di messaggistica unificata e di collaboration.

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Le componenti tecnologiche dell'UCC

L'Unified Communication & Collaboration non è un singolo prodotto, ma l'integrazione di più tecnologie che prima vivevano separate. Comprenderne i mattoni aiuta a capire perché una piattaforma unificata è molto più della somma delle sue parti: il vero valore nasce dall'integrazione, cioè dal fatto che tutti questi strumenti dialogano tra loro e condividono la stessa rubrica, la stessa presenza e la stessa esperienza d'uso.

• Telefonia IP (VoIP) con centralino in cloud, che sostituisce il PBX tradizionale.
• Videoconferenza e audioconferenza, con condivisione dello schermo e delle presentazioni.
• Messaggistica istantanea (chat) e stato di presenza, per sapere se un collega è disponibile.
• Unified Messaging: email, voicemail e fax raccolti in un'unica casella.
• Condivisione di file e documenti, spesso integrata con il cloud aziendale.

Il paradigma anywhere, anytime, any device

La missione dell'UCC si riassume in tre parole: connettere le persone ovunque siano, in qualsiasi momento e da qualunque dispositivo. Un collaboratore può iniziare una conversazione al telefono dell'ufficio, proseguirla dallo smartphone mentre è in viaggio e trasformarla in videochiamata dal portatile a casa, senza cambiare numero né perdere il filo. È questo il cuore del lavoro ibrido e dello smart working: la sede fisica diventa irrilevante rispetto alla capacità di comunicare e collaborare.

Questo approccio ha un impatto diretto sulla produttività. Riduce i tempi morti (il cosiddetto human latency, l'attesa per raggiungere la persona giusta), abbatte i giri di telefonate ed email e permette di prendere decisioni più rapidamente, coinvolgendo in tempo reale chi serve.

Perché l'UCC è una soluzione user-centric

A differenza dei sistemi tradizionali, costruiti attorno alla tecnologia, l'UCC mette al centro l'utente e il modo in cui lavora davvero. L'obiettivo non è avere il telefono più avanzato, ma rendere naturale il passaggio da un canale all'altro: dalla chat alla chiamata, dalla chiamata alla videoconferenza con condivisione documenti, senza attriti. La tecnologia scompare dietro l'esperienza d'uso.

Questa convergenza tra strumenti di comunicazione e applicazioni aziendali (CRM, gestionali, posta elettronica) è ciò che distingue una vera piattaforma UCC da un insieme di app scollegate. Quando il sistema riconosce automaticamente il cliente che chiama e mostra la sua scheda, o quando una riunione può essere avviata con un clic dal calendario, l'azienda guadagna efficienza reale.

UCC on-premise o in cloud?

L'UCC può essere realizzata con server installati in azienda (on-premise) oppure erogata dal cloud come servizio. La seconda opzione è oggi la più diffusa tra le PMI, perché elimina l'hardware da mantenere, offre aggiornamenti automatici e canoni prevedibili, e permette di aggiungere o togliere utenti in pochi minuti. Il modello cloud, inoltre, rende immediato il lavoro da remoto e la gestione di più sedi come se fossero un'unica organizzazione.

Per approfondire i benefici concreti di questa scelta puoi leggere la nostra guida su quali sono i benefici dell'UCC e scoprire come si integra con un centralino in cloud.

Come portare l'UCC nella tua azienda

Introdurre l'UCC non significa stravolgere tutto in un giorno. Il percorso corretto parte da un'analisi di come l'azienda comunica oggi, di quali strumenti usa e dove si perdono tempo ed efficienza. Da lì si disegna una soluzione su misura, che può integrare gradualmente la telefonia in cloud, la videoconferenza e la messaggistica, con la formazione del personale come ultimo passo fondamentale.

Come consulenti multi-operatore ti aiutiamo a scegliere e configurare la piattaforma UCC più adatta, senza vincoli verso un unico fornitore. Scopri il nostro servizio di consulenza sul centralino in cloud oppure scrivici dalla pagina contatti.